Como realizar a organização de congressos utilizando a Even3

A organização de congressos pode parecer uma tarefa complexa, mas com a plataforma Even3, esse processo se torna mais simples e eficiente. 

Este guia fornecerá instruções detalhadas para ajudá-lo a configurar e gerenciar um congresso utilizando as funcionalidades da Even3.

A Even3 oferece uma solução completa para a organização de congressos, permitindo a gestão de inscrições, submissões, credenciamento e certificados.

Siga as etapas abaixo para organizar um congresso com sucesso!

Passo1 - Criar o evento

Acesse o site da Even3 e clique em Organizar um Evento. Selecione Congresso como o tipo de evento. Preencha os detalhes iniciais do congresso, como nome, data, local e descrição, e ative os módulos necessários.

Passo 2 - Abrir as inscrições

No menu Inscrições, clique em Adicionar Entrada. Selecione o tipo de entrada e preencha o título da categoria de inscrição.  No campo de validade, você irá preencher a data inicial e final das inscrições.  Caso sua entrada seja paga, informe o valor que será cobrado.

Saiba mais! Para um passo a passo detalhado, consulte o artigo Cadastrar entradas para a inscrição no meu evento.

Passo 3 - Configurar a submissão de trabalhos

1. No menu Submissões > Recebimento, adicione as modalidades e áreas temáticas
2. Configure o formulário de submissão
3. No mesmo menu, na aba Configurações, defina o repasse do custo das submissões e o período de submissão e revisão.
4. No menu Submissões > Avaliação, cadastre a equipe de avaliadores e estabeleça as configurações de avaliação. 

Dica Even3: Na sessão Submissões de Trabalho, você encontra artigos detalhados sobre todos os processos envolvidos.

Passo 4 - Cadastrar a programação

1. Acesse o menu Programação e clique em +Adicionar Atividade para criar a programação do congresso, adicionando sessões, palestras e workshops.
2. Na aba Convidados, adicione os convidados, como palestrantes e moderadores. Adicione também os locais e cupons de desconto, caso deseje.
3. Na aba Configurações, defina o cronograma de inscrição nas atividades, as limitações e restrições de inscrição.

Passo 4 - Credenciamento

Utilize a área de credenciamento na plataforma para marcar a presença dos participantes.

Alternativamente, use o aplicativo de credenciamento da Even3 para fazer a leitura dos QR codes dos inscritos, facilitando e agilizando o processo de check-in.

Dica Even3: Utilize o app de credenciamento para um check-in ainda mais rápido!

Saiba mais! Para mais detalhes, consulte a sessão Credenciamento.

Passo 5 - Configurar os certificados

No menu Certificados, você irá encontrar alguns modelos padrões disponibilizados pela plataforma, e poderá escolher, dentre algumas opções, para quem será disponibilizado cada certificado.

Você pode configurar e disponibilizar certificados para os participantes, palestrantes e outros colaboradores.

Você também pode utilizar a Even3 para enviar os certificados por e-mail.

1. No menu Certificados, selecione o modelo de certificado
2. Clique em Criar Modelo para configurar seu certificado
3. Adicione uma imagem de fundo
4. Edite o texto do certificado utilizando as tags apropriadas para automatizar as informações dos participantes
5. Após configurar o certificado, clique em Salvar
6. Para disponibilizar os certificados, clique em Publicar

Dica Even3: Você pode definir um valor pelos certificados e gerar uma receita extra para seu evento! Saiba mais clicando aqui.

Com estas etapas e dicas, você estará preparado para organizar um congresso de sucesso utilizando a plataforma Even3!

Treinamento Gratuito Ao Vivo - Even3 Talks: Toda 3ª Quarta-Feira do mês no YouTube da Even3. Confira as edições anteriores clicando aqui.