O módulo Orçamento ajuda a planejar e acompanhar as receitas e despesas do evento. Você define um limite de gastos, registra os lançamentos e acompanha o que está previsto, o que já aconteceu e o resultado esperado.
Ativar o módulo e definir o orçamento
No menu Ferramentas > Complementos, localize Orçamento. O complemento é gratuito.
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Depois da instalação, abra Orçamento no menu de gestão do evento. No primeiro acesso, defina o limite de gastos do evento. Se precisar alterar o valor depois, use Editar orçamento no resumo ou na aba Configuração.
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Adicionar receitas e despesas
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Nas despesas, você também pode selecionar um Fornecedor. Se ele ainda não estiver cadastrado, use Cadastrar fornecedor, informe o CNPJ e a Razão social e conclua em Cadastrar fornecedor. A escolha do fornecedor é opcional.
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O que muda ao registrar uma receita?
Escolha Receita e utilize uma categoria de entrada, como Patrocínio, Venda de estandes ou Venda de inscrições. Informe o valor, a data do recebimento e o status. O campo de fornecedor é apresentado para despesas.
No exemplo abaixo, registramos uma receita de patrocínio de R$ 3.000,00.
Entender os status dos lançamentos
| Status | Quando usar | Efeito nos totais |
|---|---|---|
| Rascunho | O valor ainda está em discussão. | Fica fora dos totais do orçamento. |
| Previsto | O pagamento ou recebimento deve acontecer, mas ainda não ocorreu. | Entra no custo previsto ou na receita prevista. |
| Realizado | A despesa já foi paga ou a receita já foi recebida. | A despesa entra no custo previsto e reduz o disponível no orçamento. A receita entra na receita prevista e no valor recebido. |
| Dica Even3: Atualize o status e a data do lançamento quando o pagamento ou recebimento acontecer. Assim, o resumo acompanha a situação do evento. |
Criar categorias e subcategorias
O módulo já oferece categorias e subcategorias para organizar os lançamentos. Se precisar de outra classificação, crie uma durante o preenchimento. Primeiro, selecione o tipo Receita ou Despesa; a categoria ficará vinculada a esse tipo.
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Para criar uma subcategoria, mantenha selecionada a categoria à qual ela deve pertencer.
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Depois, conclua o preenchimento do lançamento e salve-o.
Considerar as vendas e taxas da Even3
Na aba Configuração, encontre Vendas da Even3 no orçamento e clique em Editar vendas da Even3 para abrir as opções.
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Com essa opção ativa, as vendas liberadas e a liberar entram como receitas; as taxas cobradas e futuras entram como despesas. Os saques não entram como lançamentos do orçamento. Na lista, esses registros são identificados como Automático.
| Ao considerar as vendas e taxas da Even3 automaticamente, não registre manualmente essas mesmas vendas e taxas. Isso evita contar o mesmo valor duas vezes. |
Se escolher Não considerar as vendas da Even3, os totais utilizam apenas os lançamentos manuais da lista.
Ler o resumo financeiro
- Saldo: mostra o gasto realizado, o orçamento definido e o valor ainda disponível. O disponível é o limite do orçamento menos as despesas realizadas.
- Previsão: compara o orçamento com o custo previsto, que reúne despesas previstas e realizadas. Rascunhos ficam fora dos totais. O módulo sinaliza quando a previsão de custo ultrapassa o limite.
- Receitas: mostra o valor recebido e a receita prevista, que inclui receitas previstas e realizadas. O resultado previsto é a receita prevista menos o custo previsto.
- Categorias com maior custo: destaca as categorias que mais representam despesas previstas ou realizadas.
Exemplo completo
Com orçamento de R$ 10.000,00, cadastramos:
| Lançamento | Tipo e status | Valor |
|---|---|---|
| Sonorização e projeção | Despesa realizada | R$ 2.500,00 |
| Locação e montagem do espaço | Despesa prevista | R$ 4.000,00 |
| Peças digitais para divulgação | Despesa em rascunho | R$ 500,00 |
| Cota de apoio cultural | Receita realizada | R$ 3.000,00 |
| Apoios culturais previstos | Receita prevista | R$ 15.000,00 |
Buscar, filtrar e atualizar lançamentos
Na aba Lançamentos, utilize a busca por título, categoria ou fornecedor. Combine os filtros de tipo e status para consultar só receitas, só despesas, rascunhos, previstos ou realizados.
Para atualizar um registro, clique no título ou em Editar lançamento, ajuste os campos e clique em Salvar lançamento. A tela de edição também oferece a ação Excluir lançamento.
| Treinamento Gratuito Ao Vivo - Even3 Talks: Toda 3ª Quarta-Feira do mês no YouTube da Even3. Confira as edições anteriores clicando aqui. |
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