Configurar a coleta de dados no evento – Central de Ajuda

Na Even3, você tem duas opções para coletar dados durante a inscrição:

Coletar de todos os participantes
Coletar de apenas um participante

A escolha entre essas opções depende muito do tipo de evento que você está organizando.

Antes de decidir qual método de coleta de dados utilizar, é importante conhecer as características do seu evento e entender como os participantes costumam adquirir ingressos para eventos similares.

Essa análise detalhada ajudará a escolher a opção mais adequada para atender às expectativas dos organizadores e dos participantes.

Coletar dados de todos os participantes

Recomendamos essa configuração para eventos onde cada inscrição é única e nominal.

Ou seja eventos acadêmicos e científicos, cursos, workshops, conferências e afins.

Vamos entender melhor. Imagine que, para o seu evento, você solicitou as seguintes informações no formulário de inscrição:

Nome
Email
Tamanho de camisa

Se o participante comprar 5 ingressos, por padrão, ele precisará fornecer essas informações para cada ingresso adquirido. Nesse contexto, é essencial coletar dados de cada participante.

Pontos positivos

Você conseguirá emitir certificados para cada uma das pessoas pois você possui o nome e e-mail de todas elas
Você precisa saber o tamanho da camisa de cada um e conseguirá encomendar a quantidade certa de camisetas.
Você terá um controle detalhado sobre quem está participando, o que pode ser essencial para o credenciamento dos participantes permitindo saber exatamente quem foi ou deixou de ir para o seu evento.
Permite uma comunicação mais personalizada e direta com cada inscrito, o que pode aumentar o engajamento e a satisfação dos participantes.
Você terá dados muitos mais ricos para embasar a organização de um próximo evento

Pontos negativos

O participante não poderá usar o mesmo e-mail para realizar mais de uma inscrição. Ou se inscrever novamente em um segundo momento.
O processo de inscrição se torna mais longo e pode desencorajar inscrições de várias pessoas devido ao tempo necessário para preencher informações para cada ingresso.
A restrição de não poder usar o mesmo e-mail para mais de uma inscrição pode complicar o processo para caravanas ou famílias que compartilham um endereço de e-mail.

Coletar de apenas um participante

Essa opção é ideal para eventos como shows, festivais ou encontros sociais, onde uma inscrição simplificada é mais prática e eficiente.

Vamos ver como isso funciona na prática:

Suponha que você está levando sua família para assistir um espetáculo no circo. No momento da inscrição, você se depara com o seguinte formulário de inscrição:

Nome
Email
Telefone de contato

Nessa configuração você preenche essas informações para si mesmo e compra cinco ingressos, sem a necessidade de informar nome, email e telefone de todos os membros da sua família para preenchimento.

Assim, você simplifica o processo de inscrição, agilizando a compra e evitando a repetição desnecessária de dados. Uma vez que você tenha os ingressos, pode distribuí-los aos outros membros da família.

Aqui, a conveniência é priorizada, e um único responsável facilita a comunicação e o gerenciamento dos ingressos.

Pontos positivos

Esse método é perfeito para situações onde a identificação individual dos participantes não é necessária para o acesso ou participação no evento, como é o caso de muitos eventos de entretenimento.

O processo de inscrição mais rápido e menos complicado, o que é ideal para eventos com grande fluxo de participantes, como shows e festivais
Taxa reduzida de abandono durante a compra de ingressos, potencialmente aumentando o número de vendas
Facilita a compra de ingressos em grande quantidade, sendo ideal para quem está organizando a participação de grupos grandes
O participante poderá comprar um ingresso e depois voltar no site e comprar mais ingressos.

Pontos negativos

Emissão de qualquer documentação como certificados, recibos e declarações fica prejudicada, pois você não tem os dados de todos os participantes individualmente.
Menos informações sobre os participantes, o que pode ser um desafio para a personalização de experiências ou para a comunicação específica pós-evento.
Todas as comunicações e responsabilidades recaem sobre o indivíduo que fez a inscrição, o que pode ser problemático se essa pessoa não repassar as informações para todos os participantes
Desafios de suporte, sem o conhecimento dos nomes e outros detalhes dos participantes individuais, a equipe de suporte pode enfrentar dificuldades em resolver problemas específicos

Agora cabe a você escolher o que mais se adequa ao seu evento!