Fazer triagem de trabalhos antes de enviar para os avaliadores

Na Even3 é possível fazer uma triagem dos trabalhos antes de enviá-los para a avaliação de fato. 

Essa triagem pode ser útil para checar se os trabalhos estão de fato dentro das normas definidas pela comissão científica e poupar tempo e esforço dos avaliadores convidados para o evento. 

Para fazer uma triagem, siga o passo-a-passo abaixo: 

Passo 1 - Configurações preliminares

A primeira coisa a se fazer é certificar-se de que você adicionou o contato da comissão científica. Esse email, como pode ser visto na imagem abaixo é fundamental para que seja possível fazer a triagem dos trabalhos. 

Você pode checar acessando:

Primeiro: o menu submissões
Segundo: o submenu tipos
Por último: a aba configurações

Veja onde é indicado na imagem.

Caso ainda não tenha adicionado, coloque um email que você costuma acessar, pois é através dele que os autores entraram em contato com você. 

Preste atenção também nas datas limite de submissão. O sistema não oferece um campo para colocar as datas em que a triagem irá acontecer, o ideal é que a triagem ocorra entre a finalização de submissão e o início das avaliações. Então, deixe um espaço entre uma etapa e outra: 

Ainda no menu submissão>tipos, na aba configuração, defina as datas: 

Depois que finalizar as configurações, não esqueça de salvar as informações!

Agora, acesse o menu avaliação, logo abaixo do menu tipos, e defina a data de avaliação. Note que as submissões se encerram em 20/10 e as avaliações se iniciam apenas em 01/11. Esses 11 dias em aberto, podem ser usados para fazer a pré-avaliação (triagem) dos trabalhos pela comissão organizadora. 

Passo 2 - Analisando os trabalhos 

Depois que todos os trabalhos são enviados pelos autores e sua submissão se encerra, você pode começar a fazer as pré-avaliações. É de extrema importância que o status de todos os trabalhos sejam "disponível para avaliação".

No menu Avaliação, na aba distribuição clique no nome do trabalho: 

Na janela que abrir, clique onde a seta indica para fazer o download do arquivo, visualize o trabalho e veja se ele está de acordo com as normas do evento antes de ser encaminhado para um avaliador ou avaliadora:

Lembrando que, o trabalho encaminhado para os avaliadores é o SEM IDENTIFICAÇÃO (versão 2). Ele deve ser igual à versão 1, porém, sem os nomes dos autores. Você pode checar isso também.

Se a submissão dos seus trabalhos aconteceu através de preenchimento de formulário, basta seguir o mesmo caminho, mas o resumo submetido não precisará ser baixado:

Passo 3 - O trabalho está apto para ser encaminhado para a avaliação!

Se o trabalho passou na triagem, não é necessário fazer mais nada, basta aguardar até que a data de avaliação se inicie e os trabalhos nessa situação seguem com o fluxo normal de avaliação.

Passo 4 - O trabalho precisa de alguns ajustes antes de serem enviados para a avaliação!

Nesse caso, é preciso entrar em contato com o participante e explicar quais as modificações precisam ser feitas. 

Ainda na mesma tela, clique no botão com um envelope para notificá-los: 

Selecione todos os autores, ou apenas os que você deseja notificar e envie uma mensagem explicando as alterações. 

É fundamental que nesse email se explique como ele deverá fazer a substituição dos arquivos. Para isso, pode ser enviado o seguinte link com as instruções: 

Como editar um trabalho já submetido

Além disso, deve-se dizer o prazo que para o envio e que deve ser sinalizado para a organização quando o trabalho for substituído para ele seja encaminhado para os avaliadores. 

As respostas desse email, serão enviadas para o email da comissão, que expliquei onde colocar logo no inicio dessas instruções. 

Resumindo o conteúdo da notificação:

1. Informar as alterações que devem ser feitas;
2. Instrução de como substituir o trabalho com as correções (Como editar um trabalho já submetido);
3. Prazo para o envio;
4. Sinalizar, respondendo à notificação, que o arquivo foi substituído.

Para facilitar a sua checagem depois que o trabalho foi enviado, peça para que o participante coloque no email o número de identificação do trabalho dele que está disponível na área do participante.

Passo 5 - O trabalho não passou na triagem, foi reprovado.

Ainda na mesma tela, basta reprovar o trabalho. 

Clique no botão com um martelo desenhado, escolha a opção não aprovado e clique em finalizar.

Os autores receberão um email, informando que o trabalho dele foi recusado. Porém, ele não saberá o motivo. Para isso, você pode notificar os autores da mesma forma que fez no passo 3 e depois não aprová-los.